Mieterkommunikation

Übersicht

Die Kommunikation einer Immobilienverwaltung mit ihrer Mieterschaft ist ein zentraler Teil der täglichen Arbeit.

Problemstellung

Die Kommunikation läuft normalerweise über verschiedene Kanäle (E-Mail, Telefon oder Brief). Dies führt zu einer erschwerten Übersicht und zu Mehraufwand, dazu kommen Manuelle Arbeitsschritte für den Versand von Briefen.

Die Mieteranliegen sind nicht standardisiert, was dazu führt, dass wichtige Informationen fehlen können und die Verwaltung Rückfragen muss.

Meine Rolle

Research
Pitching
Interaction & Visualdesign
Prototyping
Testing
Januar 2023 – September 2023

Bedürfnisse der Bewirtschafter

Durch Interviews mit den Bewirtschafter konnten wichtige Painpoints, Bedürfnisse und Anforderungen genauer geschärft werden:

Die Kommunikation muss zentralisiert sein, um einen Überblick und Kontrolle zu gewährleisten.
Der Briefversand muss aus Gründer der Beweisführung immer noch möglich sein.
Um nur relevante Mieter gezielt anschreiben zu können, müssen diese nach Objekttyp gefiltert werden können.
In Edge-Cases muss es möglich sein, sowohl ausgezogene als auch zukünftige Mieter anzuschreiben.

Usecase 1: Der Bewirtschafter eröffnet die Kommunikation

1. Empfänger auswählen

  • Die Mieter werden automatisch anhand der ausgewählten Adresse als Empfänger hinzugefügt.
  • Die Empfänger können nach Objekttyp, Sprache sowie nach Mietverhältnis gefiltert werden.
  • Brief sowie E-Mail Versand kann hier eingestellt werden.

2. Briefversand

  • Optionaler Prozessschritt sofern Briefe versendet werden.
  • Einstellung der Versandart sowie Kontaktperson.

3. Messenger

  • Versendete Nachrichten an die Mieterschaft werden als einzelne Tickets zusammengefasst.
  • Jeder Mieter ist als eigener Thread mit seinen persönlichen Daten erfasst und kann bei Bedarf mit dem Bewirtschafter kommunizieren.
  • Die versendete Nachricht kann direkt im Messenger eingesehen werden.

Usecase 2: Der Mieter eröffnet die Kommunikation

1. Zugang zum Formular

  • Flyer die im Treppenhaus und mit dem Mietvertrag ausgehändigt werden, geben dem Mieter Zugang zum Formular.

2. Mieteranliegen erfassen

  • Um das Anliegen strukturiert und standardisiert zu erfassen, wird der Mieter mittels Entscheidungsbaum durch den Prozess geleitet.
  • Beschreibungen und Fotos helfen dem Bewirtschafter, den Schaden oder das Anliegen schneller zu beurteilen.
  • Nach dem Absenden erhält der Mieter eine automatische Bestätigung. Ergänzungen zum gemeldeten Anliegen können direkt als Antwort auf diese E-Mail gesendet werden.

3. Messenger

  • Der Bewirtschafter erhält das Mieteranliegen inklusive der Beschreibung direkt im Flatfox Messenger.
  • Rückmeldungen können im Messenger gesendet werden, die beim Mieter als E-Mail ankommen.
  • Fotos und weitere Informationen können im Informationen Tab gefunden werden.

Bearbeitung der Mieteranligen

  • Direkt aus Flatfox können die Mieteranliegen und Schadenfälle an die entsprechenden Handwerker weitergeleitet werden.
  • Der angeschriebene Handwerker wird als neuer Thread im Ticket hinzugefügt.