Kollaboratives Arbeiten

Übersicht

Immobilienverwaltungen bestehen aus diversen Teams die ihre unterschiedlichen Portfolios verwalten. Innerhalb der Teams ist die Zusammenarbeit ein wichtiger Faktor.

Problemstellung

Die Zusammenarbeit wird ohne Kommunikation schwierig und unübersichtlich. Die Bewirtschafter müssen sich im Team rund um hunderten Kontaktanfragen, Bewerbungen und Schadenmeldungen organisieren können. Dies kann bis zu einem gewissen Grad mit Zuständigkeiten direkt auf den Wohnungen gelöst werden, die Feinplanung für jeden Task aber nicht.

Aus diesem Grund wurde ein neues Notizen System konzipiert, bei dem eigene Notizen erfasst und Mitarbeitern zugewiesen werden können.

Meine Rolle

Interaction & Visualdesign
Prototyping
Testing
April 2023 – Juni 2023

Bedürfnisse der Bewirtschafter

Wichtige Punkte die sich in Zusammenarbeit mit Verwaltungen herauskristallisiert haben.

Die Bewirtschafter arbeiten im Team und übernehmen voneinander Aufgaben, daher müssen alle Nachrichten für alle einsehbar sein.
Notizen können rein informativ sein und das Team informieren. Daher müssen nicht alle Notizen auf dem Dashboard einsehbar sein.
Aufgaben werden in Form von Notizen verteilt, daher müssen Mitarbeiter markiert werden können.

Usecase 1: Notiz über Dashboard erfassen

1. Dashboard

  1. Der Bewirtschafter erhält eine Übersicht aller ungelesenen Nachrichten und anstehenden Aufgaben.
  2. Zur Förderung der Zusammenarbeit können die Nachrichten und Notizen aller Mitarbeiter eingesehen werden.
  3. Notizen können direkt im Dashboard erstellt werden.

2. Notiz erfassen

  • Notizen müssen immer einem Inserat oder einem Mieteranliegen zugeordnet werden und können entweder einem Interessenten oder einem Mieter zugewiesen werden.
  • Die Notiz kann als Aufgabe im Dashboard angezeigt und mit einer Erinnerung versehen werden.

3. Objekt Zuordnung

  • Um die Notiz dem richtigen Objekt (Inserat oder Mieteranliegen) zuzuordnen, werden per Autocomplete Vorschläge der aktuell erfassten Objekte gemacht. Zusätzlich werden die Vorschläge durch Ticketnummer, Thumbnail und Status ergänzt.

4. Zuordnung zu Interessent oder Mieter

  • Anhand des ausgewählten Objekts kann der Bewirtschafter den betreffenden Interessenten oder Mieter zuweisen.

5. Ergänzung zur Notiz

  • Mitarbeiter können markiert und die Notiz als Aufgabe im Dashboard aufgelistet werden.

6. Erstellte Notiz

  • Die erfasste Notiz wird im Dashboard aufgelistet. Per Breadcrumb kann sowohl auf die betreffende Person (Interessent oder Mieter) als auch auf das Objekt (Inserat oder Mieteranliegen) zugegriffen werden.